Organisatie
SWKFacet is het shared service center binnen SWKGroep. De SWKGroep is de grootste stichting van kinderopvang en buurtwerk in Nederland. Voor deze werkmaatschappijen die onderdeel zijn van de SWKGroep heeft SWKFacet een compleet pakket aan diensten gebundeld, waaronder Facilitaire Zaken, P&O, Financien, Informatie en Plaatsing Kinderopvang, Projecten & Innovatie, Kwaliteit en Marketing- communicatie. SWKFacet neemt het secundaire bedrijfsproces uit handen, zodat de organisaties zich kunnen richten op hun hoofdactiviteiten.
Onze oplossing
SWKFacet is het shared service center binnen SWKGroep. De SWKGroep is de grootste stichting van kinderopvang en buurtwerk in Nederland. Een aantal jaar geleden is SWK verhuist naar een nieuw pand in Berkel en Rodenrijs. De opdracht na de verhuizing was om het archief te verkleinen om zo ruimte en kosten te besparen. Een andere uitdaging was om gemakkelijker toegang te krijgen tot informatie van de verschillende afdelingen binnen de organisatie.
“FileLinx is in onze ogen een grote bak waarin allerlei data en functionaliteiten zitten. Waar we FileLinx voor gebruiken kan ik in een aantal delen onderscheiden,” vertelt Edgar Kannekens. “FileLinx wordt bijvoorbeeld bij alle werkmaatschappijen gebruikt voor inkoopverwerking. De factuurautorisatiestroom loopt via FileLinx en ons financieel pakket. We gebruiken ook DMS en maatwerkdelen van Filelinx.
DMS
Het document management system gebruiken we binnen SWKFacet. FileLinx omvangt de applicaties van verschillende afdelingen, zodat alle informatie toegankelijker wordt. In het verleden was een applicatie alleen beschikbaar voor de afdeling die daarmee werkte. Dat geldt bijvoorbeeld voor Facilitair Beheer. Zij beheren ongeveer 200 panden die we in gebruik hebben. De afdeling genereert heel veel informatie die voor de afdelingen Financiën, Werving en Plaatsing ook belangrijk is en via DMS makkelijker toegankelijk is.”
Ouderportaal
SWKFacet heeft bij FileLinx ook maatwerk afgenomen: het ouderportaal. “Het ouderportaal is een webportaal voor ouders van de kinderen op de kinderdagverblijven,” vervolgt Edgar Kannekens. “Op het portaal staat standaard informatie zoals facturen, voorwaarden en contracten die ouders met ons hebben. De klant kan daar eigen gegevens, zoals naam, adres en telefoonnummer beheren en contracten autoriseren. Als wij een contract aanbieden kan de klant via het ouderportaal aangeven of hij het eens is met het contract. Wij sturen vanuit de kinderopvang applicatie informatie naar het ouderportaal. Wanneer de ouder iets aangeeft op het portaal wordt die actie teruggestuurd naar de kinderopvangapplicatie.
Waarom FileLinx?
Een van de redenen om voor FileLinx te kiezen was dat we het archief wilde verkleinen. Verder wilden we de fysieke papierstroom tussen locaties en centraal kantoor beperken. FileLinx bood meer, zoals een ouderportaal, DSM en een workflow voor inkoopfacturen. Het verschil met voordat we met FileLinx aan de slag gingen is dat we ten opzichte van 4 jaar geleden veel minder archiefruimte nodig hebben. We zien ook dat het ouderportaal resultaat levert. Per maand sturen wij ongeveer tienduizend facturen. Een groot deel daarvan gaat nu via het ouderportaal. Hierdoor zijn de portokosten met meer dan 50% gedaald.
Bij aanvang verliepen processen langzamer dan verwacht. De samenwerking met FileLinx wordt steeds professioneler. Het is positief veranderd ten opzichte van een jaar geleden. Je merkt dat FileLinx aan het professionaliseren is en wij tegelijkertijd met hen daar in mee ontwikkelen. En dat is een heel goede ontwikkeling.
Nieuwe toepassingen
Er zijn functies die we al wel op kleine schaal gebruiken. Workflows en to-do lijsten worden wel op kleine schaal gebruikt, maar nog niet standaard door alle gebruikers. Dat moeten we nog ontwikkelen. Wij willen ook de intranetfunctie gebruiken. En we hebben meer applicaties die in de toekomst via FileLinx moeten communiceren. Ook het ouderportaal willen we verder uitbreiden, zodat er nog meer informatie voor ons en de ouders beschikbaar komt.”
